浅谈翻 译公司的内部电脑化管理
来源:    发布时间: 2013-01-10 16:44   2987 次浏览   大小:  16px  14px  12px
  在目前 市场竞争日益激烈的今天,一个翻 译公司能否快速发展,内部的 管理必须要保证高效严谨,否则,即使外在业务再好、人员规 模再扩大也会因为管理上的漏洞而受影响,严重的 还会导致公司从快速扩大变成快速萎缩。  翻译行 业是个服务性行业,要想做好对外

在目前 市场竞争日益激烈的今天,一个翻 译公司能否快速发展,内部的 管理必须要保证高效严谨,否则,即使外在业务再好、人员规 模再扩大也会因为管理上的漏洞而受影响,严重的 还会导致公司从快速扩大变成快速萎缩。

翻译行 业是个服务性行业,要想做好对外的服务,首先要 抓好对内的服务,也就是 人员的管理工作。不管哪 个公司都不可能完全依赖自身的专职翻译人员来解决所有客户的翻译委托,必须或 者说是不得不借助于外脑,也就是 兼职译员来完成。因为,往往很 多翻译服务需求量大的客户是技术性生产或研究单位,稿件基 本上都带有较强的专业性内容,对译者 的要求已经不仅仅是语言的转换,而是需 要对其专业的熟悉度和专业用词的到位度,所以,即使是 翻译公司的专职译员人数达到了一定的数量,也难以 做到和大多数客户的专业完全对口,不可避 免地需要擅长不同技术专业的兼职翻译来担当工作.因此,也非常 需要及时将这些兼职译员按专业背景进行分组整理,以便于 日后的稿件顺利委托.

对于一 个单位的负责人来说,既要领 导和协调本单位的专职翻译和其他管理人员,又要管 理好那些见面次数不多甚至是根本未见过面的兼职译员们,不是件容易的事。特别是 由于兼职译员特有的分散性大、机动性较强的特点,除了在 最初的筛选中就需花费较大的精力外,如果一 旦需要委托他们进行翻译工作,那么无 论是从开始委稿环节再到交稿校对环节,还是到 办款结算环节都会有不少的隐患和漏洞的存在,导致兼 职译员和翻译公司之间产生各种各样的矛盾,于是就 有了经常出现在网上各翻译论坛上的兼职译员投诉和号召抵制某一翻译公司的情况发生,其实除 了有个别翻译公司确实是害群之马外,很多都 是在管理环节上出现问题而又没及时解决而造成的。另外,因为翻 译行业的客户种类既有个人也有单位,翻译费 用也是银行转帐与现金形式并存,现金流动比较频繁,管理不 严极易出现贪污问题.一旦发 生则不但公司声誉和经济上都倍受损失,当事人 本身的前途也毁于一旦.

不光对内管理,在对外客户的洽谈上,也往往会有这种问题, 一些对 价格比较敏感的客户,在进行二次委托时,常常会 有意错报前一次的合同价格,如果翻 译公司不能及时查到前一次的翻译记录,就面临 降价则牺牲利润,不降价 又丢失回头客的尴尬被动局面.

因此,建立一 套较为周密的管理系统极为重要,确切的 说是建立一套简易实用的电脑管理程序,以软件 来代替和协助人工的管理。该管理 系统能做到将译员管理和客户管理合为一体,操作要简单,使用要方便。

这个系 统要建立在翻译公司内部管理基本原则下:

1.签定客 户合同与安排译员翻译不能是同一个人.

2.无论是 专职坐班译员还是兼职译员,在接受 翻译工作前均需签定翻译委托单,作为日 后费用结算之依据.

3.译员委 托翻译单的编号必须与客户委托合同的编号相同.

这个系 统必须保证三点作用:

1. 录入内 容后可随时查询,利于每 日工作的顺利进行,避免遗漏或错委.

2. 内容一 旦录入后未经总管授权不能更改,由于每 个环节是连续的,因此起 到监督各工作环节的作用.

3. 万一工作中出现错误,可及时 查到错误发生的根源.

日常操 作这个系统的有下列人员:

译管部

第一人 是负责安排译员进行翻译的译管部人员,简称委稿人。他(她)在确定 接稿译员人选后将客户合同及委托译员的部分相关情况输入该管理系统.

第二人 是负责向译员下发委托翻译单的译管部人员,简称下单员. 他(她)的工作 就是填写委托翻译单的内容.

第三人 是负责译稿的审校工作的审校部人员 ,简称校对人.他(她)的工作 就是统计译稿审校后出现的错误及相应的扣款额,填写扣款单.

财务部

操作者 负责办理翻译费给译员的出纳员.简称结算人。他(她)的工作 是核查系统自动统计译员的实际应办翻译费金额.并据此办理付款手续.

业务部

操作者 是当日签定客户委托合同的业务员。简称补充人。他(她)的工作 是补充录入客户合同中的内容。

除了录 入当日工作情况外,采用该 管理系统的翻译公司译管部还可以充分使用系统的查询功能。委稿人 可以一上班便打开《待译稿件安排表》,就能很 明确知道有哪些稿件在进行翻译中,是哪些译员在译,可以对 交稿较集中的时间预先就有把握,提前安 排调度好审校的人员。

同时,委稿人还调阅《委托单》,核查是 否对每个在译人员都已经下发过委托翻译单,委托事 项是否已明确无误,以防止 出现错误委托译员,或遗漏 通知稿件注意事项及交稿时间等等。

作为审 校人员的校对人,也应在 每日上班即打开《校对计划表》,并根据 其中各稿件的交稿时间确定当日待校稿件顺序。

财务部 也可以每日打开《办款计划表》,对即将 进行的翻译费办理做出时间上和人员上的安排。可以完 全杜绝延误给兼职译员的办款时间,或者漏 办了译员的翻译费用,也避免 翻译费金额发生错误,从根本 上杜绝了贪污现象的发生。

该系统 对业务部也大有好处:

1. 业务部 在洽谈接稿时可以从系统中调出以前类似稿件的翻译情况,对价格可否浮动、交稿时 间伸缩都能提前准备。

2. 遇到在 交稿后较长时间后客户才反馈稿件问题,也能及 时查阅复核给予解决,客户一 定会对翻译公司的效率和责任心留下的好印象。

当然,最有利 的是解脱了公司负责人守在办公室的监管束缚,负责人 可随时了解公司翻译流程中各环节的进展情况,对各环 节管理人的工作效率也能把握,使得负 责人能有更多精力和时间去考虑市场和公司发展。

有位著 名的经济管理学家曾经说过,管理就是“管”和“理”,对翻译 公司这个行业的管理者来说,必须先“理”好,才可以“管”好。建立一 套电脑管理系统,将日常 的翻译流程环节全部进行电脑化的梳理,才是搞 好翻译公司内部管理的关键。